Dokumentni sistem za upravnike

4. oktober 2010

Upravljanje z dokumenti za upravnike se v primerjavi z ostalimi podjetji loči po enem pomembnem kriteriju: večina dokumentov, ki prihaja v hišo, se nanaša na lastnike večstanovanjskih stavb, poslovnih stavb ali garaž. Seveda pri tem prednjači velika količina dobaviteljevih računov, ki gre v prefakturiranje. Tovrstnih dokumentov običajni prejemnik pošte (sodelavec expedita, poslovna sekretarka, receptor), ki jih prvi dobi v roke, običajno ne zna razvrstiti po vseh potrebnih kriterijih, saj jih v večini primerov pozna le za stavbo zadolžen upravnik ali obračunski referent (naselje, objekt, vhod, podobjekt, strošek...). Programska oprema Imagine zato ločuje dokumentni sistem na dva dela:
- računi za prefakturiranje in
- vsi ostali dokumenti.

Računi za prefakturiranje se vnašajo direktno v program iPartments, saj se z njimi ves čas manipulira, pregleduje in filtrira po kriterijih, ki so specifični za upravnika. Hkrati jih je potrebno selekcionirati in pripravljati za neke nadaljne postopke, ki se v poslovanju upravnika pojavljajo: izvršilni postopek in v nadaljevanju sodni postopek, v primeru dolžnikovega ugovora. Da obstoji priloga v skenirani obliki je razvidno že v najpogosteje uporabljani funkcionalnosti iPartmentsa: "Hitri pregledi":

Hiter Pregled

Dodajanje dokumentov poteka seveda kar iz programa iPartments, ki se preko Twain vmesnika poveže kar direktno z vašim scanerjem:

Fakturna knjiga

Dokument je po prejemu seveda kadarkoli razviden kar v programu:

Fakturna knjiga 2

Vsi ostali dokumenti upravnika:

pogodbe o upravljanju, pogodbe o medsebojnih razmerjih, hišni red, gradbene pogodbe,..., ki se prav tako nanašajo na lastnike stavb,
prejeta pošta namenjena lastnemu poslovanju upravnika,
izdana pošta,
interna pošta in
pravilniki, akti, navodila...

pa se vnašajo v naš dokumentni sistem v sklopu CRM programa iDesk, kjer je še veliko, veliko več. Podrobno si o tem programu preglejte na spletni strani tega programa.

Vnos dokumentov

V iDesk se potem vnašajo pogodbe o upravljanju, pogodbe o medsebojnih razmerjih, hišni red, gradbene pogodbe,..., ki se prav tako nanašajo na lastnike stavb. Ta program za razliko od iPartmentsa ne omogoča vnosov dokumentov po vseh mogočih kriterijih: vhod, strošek, podobjekt, ali enoto, lahko pa se ga vnaša na enega ali več objektov (stavbo), kot je to npr. pogodba o medsebojnih razmerjih, pogodba o upravljanju, hišni red,... Program ima vse potrebno: določajo se podpisniki, določi se arhiv, vsi potrebni statusi, na dokument (npr. reklamacijo) se določajo opravila, določajo osebe, komur se reševanje preda, en dokument se lahko veže na drugega, dokumenti se lahko vežejo na projekt (npr. obnova strehe), ki se ga podrobneje opredeli po točkah projekta...

V zadnjem času je zelo popularno objavljati selekcionirane podatke za lastnike na spletni strani, pri čemer lahko lastnik brska po različnih samo njemu dostopnih osebnih podatkih. Imagine ima za ta namen svoj spletni portal, t.i. iiPortal (username: demo, pass: demo). Upravnik lahko vse dobaviteljeve fakture migrira na spletni portal avtomatsko, če jih ima seveda vnešene v iPartments. Vsi ostali dokumenti se prenašajo iz dokumentnega sistema iDesk. Posebnemu programu za migracijo podatkov na spletni portal se samo opredeli, kje v dokumentnem sistemu se nahajajo posamezni tipi dokumentov, saj se lahko struktura vložišča nastavlja individualno.

Prenos podatkov