Slovensko English Deutsch Hrvatski

iDesk  

Namen:

  • vodenje, shranjevanje in upravljanje dokumentacije po standardih ISO 9001;
  • rokovnik (možnost vodenja uporabnikov in/ali sredstev po projektih, po partnerjih, po stanovanjskih in poslovnih objektih (samo uporabniki produkta iPartments podjetja Imagine) );
  • imenik oseb (s pripadajočo dokumentacijo);
  • vodenje in beleženje telefonskih klicev in pošte (možnost povezave s projekti, partnerji, objekti);
  • vodenje projektov;
  • vodenje opravil.

Program rešuje organizacijske zahteve posameznih uporabnikov, kakor tudi skupine uporabnikov v podjetju.
Programski paket je uporaben za posamezne uporabnike, posebej primeren pa je za več uporabnikov, ki delujejo kot delovne skupine, si izmenjujejo opravila, dostopajo do skupne dokumentacije, sodelujejo v okviru projektov in podobno. Deluje tudi na večjih sistemih v povezavi s sodobnimi podatkovnimi strežniki.

Dokumentacija

Obvladovanje poslovne dokumentacije zaseda v vsakem podjetju velik del kadrovskih resursov. iDesk posega na to področje z obvladovanjem naslednjih funkcij:

  • vodenje dokumentacije z elektronskim ali papirnatim originalom;
  • skeniranje, arhiviranje in indeksiranje dokumentov (vsak dokument se lahko neposredno skenira v program in se tako lahko kadarkoli pogleda ter ga ni potrebno fizično iskati po arhivih), iskanje dokumentov po vsebini, lastnostih, ključnih besedah, projektih, osebah, partnerjih, datumih…

  • določanje lastnosti posameznim dokumentom (datumi prejemov dokumentov, statusi dokumenta,…);
  • hierarhično shranjevanje v logične skupine;
  • povezovanje dokumentov s posameznimi partnerji, osebami, pošto (vhodno, izhodno, interno), projekti;
  • izpisi vse pripadajoče dokumentacije po projektih, partnerjih, osebah (npr. v kolikor so različni dokumenti iz različnih map vezani na nek projekt, jih je možno videti in/ali izpisati skupaj v okviru projekta);
  • hitro pregledovanje dokumentov po projektih, partnerjih (možno je videti npr. skupaj vso dokumentacijo, ki se veže na nek projekt, partnerja, osebo, čeprav je lahko ta dokumentacija v različnih mapah);
  • določevanje, kdo potrdi dokumet, kdo odobri;
  • čakajoči dokumenti (za potrditev ali odobritev) odgovorno osebo vsak dan čakajo v posebni mapi.

Rokovnik

Vodenje in beleženje sestankov je nuja vsakega direktorja, vodje, komercialista, poslovne sekretarke in še koga. Mi smo za potrebe natančnejše in preglednejše evidence dodali še:

  • skupinsko in posamično vodenje obveznosti;
  • sestanki in obveznosti so lahko povezani s posameznimi projekti, partnerji, osebami,…;
  • primerjanje in urejanje dogodkov za več uporabnikov hkrati;
  • dnevni, tedenski, mesečni in letni pregledi;
  • pregledi projektov (povezani dogodki in opravila, poteki opravil in dogodkov, obračunske ure,…);

  • opomniki (elektronska pošta, sms,…);
  • spremljanje izvajanja projektov ter dogovorov glede na zadolžitve, termine, izvajalce, sodelavce, dogodke in tekočo realizacijo;
  • sestanki in ostale obveznosti se lahko vodijo tudi po sredstvih in ne samo po uporabnikih. Tako se npr. lahko vodi oz. spremlja zasedenost predavalnic, službenih avtomobilov, računalnikov ipd. Tudi vsako sredstvo se lahko veže na projekte, partnerje ipd.

Projekti

Vsak dolgotrajen proces v podjetju predstavlja nek projekt. Če se nanj ne vežejo osebe, dogodki, dokumentacija, opravila, sestanki in nenazadnje tudi telefonski pogovori, je praktično nemogoče oceniti časovni in stroškovni vidik ter upravičenost vodenja posameznega projekta. Vsakemu projektu pa se seveda lahko dodajajo partnerji projekta, čas projekta, nosilci, statusi ter množica drugih podatkov.

V pripravi je še dograditev:
Ganttovi diagrami dogodkov po posameznih projektih za poljubna obdobja, po partnerjih, spremljanje dogodkov, opravil, telefonskih klicev, sestankov,… po projektih, partnerjih in/ali osebah po poljubnih časovnih obdobjih.

Opravila


V vsakem podjetju zaposleni opravijo veliko drobnih del, ki bi jih težko opisali kot projekt. Marsikatero takšno opravilo ali dogodek, ki se v podjetju zgodi, zadeva sodelovanje s poslovnim partnerjem, ki ga je potrebno iz takšnih ali drugačnih razlogov voditi in evidentirati. Sploh reševanje reklamacij je eno izmed takšnih pomembnih opravil, ki v vsakem resnem podjetju ne sme zasedati obrobne vloge (ISO 9001 tovrstna opravila obravnava v poglavju 8). Z iDeskom boste torej to poglavje učinkovito reševali, saj si boste lahko vodili pregledno evidenco, opravila si boste lahko med seboj dodeljevali ter spremljali čas in učinkovitost njihovega reševanja. Vsakemo opravilu, podobno kot v Windows aplikacijah, lahko dodate prilogo (sliko, dokument, načrt…). Prav tako opravila omogočajo še:

  • skupinsko in posamično vodenje;
  • dogodki so lahko podrejeni glede na uporabnike, kontaktne osebe in poljubna sredstva;
  • dogodki so lahko povezani s posameznimi projekti, partnerji, osebami, dodajajo se jim: kategorije, prioriteta, vrste, statusi in priloge…

Kontaktne osebe


iDesk omogoča ločeno vodenje kontaktnih oseb, ki jih je možno vnašati, iskati in voditi po različnih kriterijih, jih vezati na določeno skupino oseb, poslovnega partnerja… Tako lahko vsako osebo po partnerju razporedimo po delovnem mestu, da jih bodo našli tudi sodelavci, ki z njimi še niso komunicirali. Iz kontaktov se lahko kar neposredno kliče, v  kolikor je seveda vzpostavljena IP telefonija.

Telefonski klici


Velik del dragocenega časa se v podjetjih porabi za pogovore preko telefona. Mnogokrat se tovrstne porabe časa ne zavedamo tako dolgo, dokler podjetje ne pristopi k poglobljeni analizi delovnih procesov. Še posebej je analiza časa telefonskih pogovorov pomembna, kadar s tovrstno analizo opravičujemo, dokazujemo ali celo zaračunavamo aktivnosti na raznih področjih. Ročno merjenje časa pogovora ter naknadno vpisovanje v različne tabele z veliko količino podatkov se zaradi finančnega učinka tovrstnega početja slej ko prej izrodi.
Program iDesk učinkovito povezuje nove tehnologije IP telefonije z evidenco aktivnosti po vaših partnerjih, projektih, dokumentih…
V čem je torej prednost iDeska pred enostavnim vodenjem klicev:

  • avtomatski prikaz klica klicočega kar v programu na zaslonu računalnika ne glede na vrsto trenutno odprtega programa;
  • analiza klicne številke in povezovanje z bazo podatkov poslovnih partnerjev ter prepoznavanje kličočega;
  • avtomatski zapis časa začetka in konca klica ter trajanja razgovora;
  • že iz analize klicne številke je mogoče povezovati klic na projekte ter pripisovati vsebino pogovora;
  • takoj so razvidne aktivnosti v zvezi s prikazano kličočo številko (ali smo se že s kom po tej številki pogovarjali, morda v zvezi s tem projektom, vpisane opombe…);
  • takoj so razvidne odprte terjatve poslovnega partnerja, s katerim vodimo razgovor (velja seveda ob predpostavki, da  uporabljate tudi katero izmed naših aplikacij za vodenje terjatev);
  • pogovor se po potrebi lahko posname;
  • prikaz lokacije kličočega preko Najdi.si baze zemljevidov;
  • prikaz neodgovorjenih klicev.