Slovensko English Deutsch Hrvatski

iDrive  

Programski paket iDrive je namenjen vsem podjetjem, ki si želijo natančne evidence o vseh opravljenih službenih poteh, vseh voznikih, sopotnikih, o vseh službenih vozilih (osebnih in tovornih), o prevoženi kilometrini, stroških v zvezi z gorivom, dodatnih ostalih stroških, kje so se vozila na določen datum in uro nahajala, za kakšne projekte oz. naloge so se vozila potrebovala... Omogoča tudi natančno evidenco vseh stroškov po različnih valutah v zvezi s službenimi potmi, izpis potnih nalogov, raznih evidenc, preglednic in določitev kontov za različne kategorije stroškov.


OPIS PROGRAMA

Službene poti in kontrola namenov koriščenja posameznih vozil, tako službenih kot tudi lastnih osebnih vozil, je lahko v vsakem podjetju prava nadloga in breme še posebej takrat, ko bi želeli natančno evidenco za različne kategorije informacij. Takrat se lahko podjetje poslužuje ročnih tabel, ki zahtevajo veliko časa in natančnosti ali pa se odloči za nakup specializiranega programa, ki omogoča mnogo več.
Logistika je pomembna faza proizvodnega procesa vsakega podjetja tudi takega, ki se ukvarja zgolj s storitveno dejavnostjo. Službena pot je v današnjem visokorazvitem informacijskem času še vedno nuja, ki jo je potrebno evidentirati, nadzorovati njene faze ter stroškovni vidik. Logična posledica je zato potreba po enostavni manipulaciji tovrstnih podatkov za čim učinkovitejšo izrabo poslovnih sredstev – osebnih in tovornih vozil.
iDrive je programski paket, ki omogoča:

  • vnos različnih šifrantov (po stroškovnih mestih, uporabnikihh, poslovnih partnerjih, zastopnikih, zaposlenih, projektih, kontnem planu...),
  • vnos pomožnih šifrantov (prevozna sredstva, stroški, relacije, gorivo, bencinski servisi, naloge...),
  • vnos in knjiženje potnega naloga,
  • spremljanje potniškega prometa,
  • spremljanje tovornega prometa,
  • hiter pregled po različnih kriterijih,
  • pregled ali izpis liste potnih nalogov po različnih kriterijih (po zaposlenih, po vozilih, po datumu...).


Osnovna postavka je seveda vnos potnega naloga, kjer so zajeti vsi osnovni podatki voznika, ki so bili že vnešeni v šifrant zaposlenih. Vnesejo se podatki o vozilih (privzeto iz šifranta), relacija (lahko iz šifranta ali vnešeno posebej), vnesejo se sopotniki in morebiten predujem. Po opravljeni službeni poti se vnesejo še vsi nastali stroški (možno iz šifranta ali individualno) ter vse priloge, ki jih dodajamo potnemu nalogu. Pri vsem tem lahko seveda skrbnik ali vodja določi, katero službeno vozilo sme katera oseba voziti in katero ne.

Posebej je potrebno poudarit možnost dodelitve potnega naloga posameznemu projektu. Tako se lahko učinkovito spremlja stroškovni vidik vsakega projekta ali aktivnosti tudi iz naslova opravljenih prevozov do poslovnega partnerja.


Potni nalog za tovorno vozilo je nekoliko drugačen. Poleg vseh potrebnih podatkov omogoča še vnos sklopa podatkov o: priklopnem vozilu, stanje števca, ter dodatne podatke o tovoru. Možen je tudi vnos spremljevalcev in sopotnikov. Tudi pri teh nalogih je možno dodelit dovoljenja za koriščenje posameznih vozil, kar je še posebej pomembno za spremljavo evidence, katero kategorijo ima kdo opravljeno.

Podatki se lahko kasneje tudi spreminjajo, popravljajo, dodajajo posamezne stroškovne postavke, vse dokler ni nalog zaključen.

Vsi podatki se lahko izpisujejo v različnih listah in sortirajo po različnih kriterijih. Obstaja množica filtrov za selektiven izpis podatkov, ki se z enostavnim premikom miške lahko razvrščajo v poljubne kolone, številčni podatki se lahko seštejejo... Tovrstni podatki se lahko iz izpisa izvozijo v Excel, Word ali PDF obliko dokumenta ali se direktno pošljejo po elektronski pošti na željeni naslov. Skrbnik programa lahko določi še pooblastila za vnos, gesla, sloge in stile izpisov ter vse ostalo potrebno za dopadljiv izgled izpisa. Podatki se po potrebi lahko izvozijo v iFinance – program za vodenje glavne knjige, kjer se vsi nastali stroški po potnih nalogih poknjižijo tudi v glavno knjigo.

iDrive pa ni samo program za izpis potnih nalogov, temveč omogoča še mnogo več:

  • kontrolo porabe goriva za posamezno vozilo, pri čemer so takoj razvidna odstopanja ali neupravičen nakup,
  • vnešene so različne kontrolke, ki preprečujejo, da bi bila ista oseba ali avto na večih lokacijah ob isti uri,
  • prav tako izstopajo stroški za nakup goriva v kraju, ki ni na destinaciji, navedeni na potnem nalogu (nakup goriva v Murski soboti na poti iz Maribora v Ljubljano), seveda je pri tem pogoj, da so bencinski servisi vnešeni v šifrant,
  • program opozarja na službene prevoze ali transporte ob praznikih tudi v tujini, če so ti prazniki predhodno vnešeni v šifrant.

Podatki o osebah se lahko tudi uvozijo iz različnih zunanjih baz podatkov, sama programska baza podatkov pa temelji na MS-SQL podatkovni osnovi.