Ko z veznim dokumentom prenašamo izdajo iz dobavnice na račun, imamo v oknu “vezni dokument” možnost izbrati način postavljanja cene. Če postavimo kljukico pred “izračunaj cene”, nam bo na račun postavil ceno iz (za tega partnerja) veljavnega cenika. V kolikor pa je ne postavimo, bo cene prenesel iz izdaje.

Izbor parametrov:



Splošno:
Program vrne rezultat, ki zadosti vsem izbranim parametrom. Če je parameter »prazen« oz. ni izbran program vrne vse zadetke tega parametra (če npr. pustimo opcijo Artikel od-do prazno, so rezultat vsi artikli)
Zaloga bo upoštevana samo na skladiščih, ki imajo v šifrantu skladišč izbrano kljukico: Upoštevaj pri naročilih


Pomen parametrov:
1. Artikel (od – do): izbor željenih artiklov
2. Klasifikacija 1 (od - do): izbor željenih klasifikacij 1
3. Klasifikacija 2 (od - do): izbor željenih klasifikacij 2
4. Vrsta (od - do): izbor željenih vrst artiklov
5. Prikazuj samo artikle s prometom: izbor samo artiklov ki imajo gibanje v blagovnem prometu, ne glede na obdobje
6. Status artikla:
- Aktivni (samo aktivni artikli)
- Neaktivni (samo neaktivni artikli)
- Vsi (vsi artikli, ne glede na aktivnost)
7. Dobavitelj (od - do): prikaže samo dobave artiklov od izbranih dobaviteljev
8. Prikazuj samo artikle s prejemi od izbranih dobaviteljev: prikaže samo artikle, ki so bili prejeti pri izbranih dobaviteljih (dobavitelji artikla so vidni na šifrantu artiklov, na jezičku dobavitelji)
9. Prikazuj samo artikle, ki imajo dodeljene dobavitelje: prikaže samo artikle, ki imajo izbrane dobavitelje vpisane v šifrantu artiklov.
10. Privzeti dobavitelj: Izdano naročilo bo kreirano z privzetim dobaviteljem. Če privzet dobavitelj ni nastavljen, program naključno izbere enega izmed dobaviteljev artikla.
- Glej šifrant artiklov, jeziček dobavitelji
11. Dobavitelj z najnižjo ceno: izdano naročilo bo kreirano na dobavitelja z najnižjo ceno za ta artikel.
- Glej šifrant artiklov, jeziček dobavitelji
12. Dobavitelj z najkrajšim rokom dobave: izdano naročilo bo kreirano na dobavitelja z najkrajšim rokom dobave za ta artikel.
- Glej šifrant artiklov, jeziček dobavitelji

Kasneje je možno željenega dobavitelja ročno zamenjat z dvoklikom na jezičku »Dobavitelj«
13. Prikaži zalogo na stroškovnih mestih: Upoštevana bo samo zaloga na izbranih SM.
14. Obdobje prodaje: od tega parametra je odvisna vrednost stolpca »Prodaja«. Vrednost pove koliko artiklov je bilo na celotnem podjetju v izbranem obdobju prodano. Upoštevani so računi, storno računi, dobropisi maloprodajni račun in vračila na maloprodaji.
15. Za število dni: Pove za koliko dni naročamo artikel, glede na prodajo iz izbranega obdobja. če je vrednost parametra večja od 0, potem program izračuna kakšno število posameznega artikla je bilo prodano v izbranem obdobju na dan. Potem potrebni količini za naročit prišteje to vrednost, pomnoženo s številom dni. Vedno je upoštevana tudi trenutna zaloga artikla da ni nepotrebnega naročanja.
16. Upoštevaj zaloge: (nobene), minimalne, signalne, maksimalne: ko zaloga pade pod izbrano vrednost, bo program naročil še razliko do izbrane vrednosti parametra »Naroči do zaloge«.
17. Ne upoštevaj odprta izdana naročila: Program ne bo upošteval že naročeno količino artikla in bo vedno naročil polno izračunano vrednost – kot da nismo naročili še nič.
18. Ne upoštevaj odprta prejeta naročila: Program pri naročanju ne bo upošteval odprta prejeta naročila posameznega artikla. Naročena količina bo manjša, ker ne bo upoštevano, da je zaradi obstoječih prejetih naročil potrebno naročiti več.




Pomen stolpcev na pripravi:
Zaloga: zaloga artikla glede na izbrane parametre
Naročilo: željena količina naročila posameznega artikla
Naročilo (predlagano): količina naročila, kot jo je predlagal program
Promet: promet artikla v izbranem obdobju
Izdana nar.: količina artikla na izdanih naročilih (odprto)
Prejeta nar.: količina artikla na prejetih naročilih (odprto)

Opomba: na izdana naročila lahko prenašate:
- artikle označene s kljukico,
- vse, ne glede na kljukico
- samo za določenega dobavitelja



Valuta bo upoštevana na izdanem naročilu (samodejno se bo preračunalo iz nabavnih cen).


Dodatne možnosti:




Orodje vam pomaga hitro spremeniti vrednosti na pripravi izdanih naročil.

Program STANOVANJA – osnovna logika izračuna:

V okno »Dobaviteljeve fakture za prefakturiranje« se uvozijo stalne mesečne fakture, fakture dobaviteljev itd.

Uvožene fakture so označene brez kljukice, torej kot neobračunane. To pomeni, da na položnicah, računih in trajnikih (v nadaljnjem besedilu »fakturah«) porazdeljeni podatki oz. stroški še ne obstajajo. Če se označijo vse te neobračunane fakture in se obračunajo vse hkrati (lahko tudi vsaka posebej), potem program naredi sledeče:

1. glede na posamezno fakturo pogleda hišo oz. objekt in strošek,
2. v specifikaciji stroškov (v nadaljnjem besedilu »ključih delitve«) za ta objekt in strošek pogleda, katere enote v tem objektu dejansko plačujejo ta strošek (določene enote so v ključih lahko izpuščene),
3. za vsako enoto pogleda, kdo je določen, da je plačnik tega stroška, uporabnik ali lastnik (v okviru nekega objekta in stroška se namreč lahko poljubno nastavi za vsako enoto, ali je plačnik uporabnik oz. uporabniki, ali lastnik oz. lastniki enote),
4. ko program za vsako enoto vidi, ali so plačniki uporabniki ali lastniki enote, potem iz registra enot (šifrant registra enot) pogleda šifre teh uporabnikov oz. lastnikov (trenutno vpisane oz. nastavljene šifre),
5. glede na dobljene šifre, pogleda v šifrant uporabnikov oz. lastnikov enot, da dobi podatke o naslovih, rokih plačil ipd.,
6. iz registra enot za enote, katere so vpisane v ključih delitve za neki objekt in strošek, program glede na formulo, določeno v ključih delitve, vzame ustrezne podatke (npr. če je formula delitve na število oseb, potem program po logiki iz registra vzame podatke število oseb)

Program torej ob izračunu neke fakture jemlje trenutno nastavljene podatke v ključih delitve in v registru enot.

• V kolikor se npr. izračuna faktura in program ne pokaže nobene razdelitve pomeni, da v ključih delitve ta objekt in strošek nista določena, po kateri formuli in na katere enote iz tega objekta naj fakturo razdeli. V takem primeru je torej potrebno nastaviti specifikacijo stroškov oz. ključe delitve. Ta vnos je enkraten oz. dokler ne pride do spremembe, dopolnitve enot ipd.

• V kolikor program po izračunu pokaže razdelitev, ampak so zneski razdelitve enaki nič, potem pomeni, da so podatki v registru enot, kateri so potrebni za to formulo, enaki nič. Npr. če je formula »porazdelitve na bruto kvadraturo«, potem morajo biti v enotah, katere so za ta objekt in strošek določene v specifikaciji stroškov (ključih delitve), vpisane bruto kvadrature.

• V kolikor so porazdeljeni zneski enaki nič in je formula 13 ali 6 je tudi možno, da ni vpisanih števcev ali pa so porabe števcev enake nič.

• V kolikor se formula po števcih (formula 13 ali 6), potem morajo imeti ti stroški, kateri se računajo po tej formuli, v šifrantu stroškov označeno opcijo »dopusti uporabo dveh formul za izračun...«.

• V kolikor so v registru enot vpisani solastniški deleži in ni vpisanih nabavnih vrednosti enot, potem se ne more uporabiti formula za izračun »05 – znesek na solastniški delež«, ker program pri tem solastniške deleže vedno na novo izračuna in bi v takem primeru, ko ni vpisanih nabavnih vrednosti enot, izračunal vrednosti nič. V takem primeru, ko so vpisani samo solastniški deleži in želimo, da jih program točno take pri izračunu upošteva, je potrebno uporabiti formulo »20«.

Da bi lahko dodali uporabnika mora trenutni uporabnik prijavljen na nivoju 1 (privzeto)

V spustnem meniju "info" ter podmeniju "uporabniki" izberete ukaz "Novi vnos" ter vnesete podatke novega uporabnika.

Začnemo z vnosom novega računa. Ko vnesemo partnerja, kliknemo gumb “Vezni dokument”. V oknu ki se nam odpre, kliknemo gumb “Novi vnos”, nato v okviru “vrsta dokumenta” označimo, da gre za prenos iz “predračuna”. Vnesemo številko predračuna, ali pa ga z klikom na gumb poleg vnosnega polja, izberemo iz liste. Kliknemo gumb “Potrdi”, nato še gumb “Prenos podatkov”. S tem smo prišli do računa, ki ga le še arhiviramo.
V kolikor želimo obenem kreirati tudi izdajo, lahko po enakem postopku naredimo oba dokumenta z enim vnosom. To nam ponuja izbira “Račun + izdaja”, ki je na levi strani, v meniju “Knjiženje”.

Iz padajočega menija “Knjiženje” izberemo “Račun”. Vnesemo partnerja, nato pa kliknemo gumb “Vezni dok.”.

Odpre se nam novo okno, v njem kliknemo gumb “Novi vnos”, v okvirčku “Vrsta dokumenta” izberemo “izdaja” in pod to izbiro vnesemo številko prvega veznega dokumenta (ali pa jo izberemo iz ponujenega spiska izdaj, do katerega pridemo s klikom na gumb, ki je poleg vnosnega polja). Izbiro potrdimo s klikom na gumb “Potrdi”.

Sedaj na enak način vnesemo drugi vezni dokument: “Novi vnos”, vnos številke izdaje, “Potrdi”.

Za vse nadaljne vnose veznih dokumentov, ponavljamo opisani postopek. Ko smo končali z vnašanjem veznih dokumentov, se odločimo, ali želimo na računu združiti iste artikle – kljukica v kvadratku ob “Združi artikle”, ter ali želimo v račun prenesti cene iz aktualnega cenika artikla – kljukica v kvadratku ob “Izračunaj cene”, ali cene iz dobavnic.

Nato kliknemo gumb “Prenos podatkov”.

Odpis materiala (artiklov) in kalo se naredi z izdajo tega materiala (artiklov) lastnemu podjetju. Predhodno moramo imeti vnešeno vrsto dokumenta IZDAJA, ki nam pove, da gre za ODPIS.

1. Najprej vnesemo vrste dokumentov izdaje.
V padajočem meniju "Šifranti" izberemo podmeni "Vrste dokumentov" - odpre se okno "Vrste dokumentov". Na levi strani okna izberemo "Izdaje".
Ker bo prva vrsta privzeta (na dokumentih izdaje bo program avtomatsko izbral vrsto 01), je dobro da kreiramo najprej vrsto: IZDAJA KUPCEM.
Kliknemo gumb "Novi vnos". Polje šifra se izpolni samodejno. V polje "Naziv" vpišemo Izdaja kupcem. Z klikom gumba "Potrdi" podrdimo vnos.
Zopet kliknemo "Novi vnos". V polje "naziv" vpišemo ODPIS. Ob polju "izpisuj naziv vrste na dokumentih" postavimo kljukico. V polje "Naziv za izpis" vpišemo ODPIS. Z klikom gumba "Potrdi" podrdimo vnos.
Zopet kliknemo "Novi vnos". V polje "naziv" vpišemo KALO in LOM. Ob polju "izpisuj naziv vrste na dokumentih" postavimo kljukico. V polje "Naziv za izpis" vpišemo KALO. Z klikom gumba "Potrdi" podrdimo vnos.

2. Sedaj kreiramo izdajo.
Pri vrsti dokumenta izberemo ustrezno vrsto - odpis ali kalo.
Za partnerja izberemo matično podjetje.
Vnesemo artikle odpisa in arhiviramo dokument.

V MAPOS-u je možno kreirati več cenikov, ki se vežejo na partnerje ali pa na skupine partnerjev.

Pri izdaji računa, ali kakšnega drugega dokumenta, program uporabi ceno za posamezen artikel iz cenika partnerja, če je ni, uporabi ceno iz cenika skupine, v katero je uvrščen ta partner. V kolikor za določeni artikel ni cene v nobenem od teh cenikov, pa uporabi ceno iz šifranta ariklov.
Formula za izračun cene: (cena – rabat) x faktor – popust = končna cena. Pri vnosu cene izberemo, katera cena iz šifranta artikla je osnova za izračun (cena brez davka, informativna cena, ...), ji nato odštejemo rabat, rezultat pomnožimo z faktorjem in tako dobimo ceno brez DDV-ja, kakršno program prikaže na računu. Odštejemo ji še popust, ki je ravno tako prikazan na računu, dodamo davek in račun je popoln.
Podrobnejši opis izračuna cen, si lahko preberete v oknu za vnos cenikov, na jezičku “Opis izračuna”.
Če je cena za nek artikel pri izdaji računa, ali kakšnega drugega dokumenta, vzeta iz cenika partnerja ali pa iz cenika skupine, se na vnosnem oknu zraven cene artikla prikaže moder opozorilni klicaj.

1. PRIMER: Kreiranje cenika za partnerja
V padajočem meniju “Šifranti” izberemo podizbiro “Poslovni partnerji”. Z miško kliknemo na partnerja, ki mu želimo določiti cenik. Na dnu okna, nato kliknemo na gumb “Ceniki”. V oknu, ki se nam odpre, vnesemo artikle ter jim določimo cene.
Vnos posamičnega artikla: kliknemo gumb “Novi Vnos”, nato v polju “artikel” vpišemo kodo artikla, ali pa kliknemo gumb desno od vnosa in izberemo artikel iz šifranta.
Vnos večih artiklov: kliknemo gumb “Novi Vnos”, nato še gumb “Napolni art.”. V oknu ki se nam odpre določimo parametre zajemanja artiklov iz šiffranta, ter kliknemo gumb “Potrdi”.
Vnos izračuna cene za posamičen artikel: ob izbranem artiklu, v vrstico, kjer se vpiše izračun cene, izberemo katera cena bo osnova za izračun (cena brez davka, informativna cena, ...), vnesemo rabat, faktor ter popust. Končamo z klikom gumba “Potrdi”
Vnos fiksne cene za posamičen artikel: ob izbranem artiklu, v polje “Določena cena artikla”, vnesemo ceno. Kliknemo gumb “Potrdi”

2. PRIMER: Kreiranje cenika za skupine partnerjev
V meniju “Šifranti” izberemo podizbiro “Skupine partnerjev”. Z miško kliknemo na skupino, ki ji želimo določili cenik. Na dnu okna, nato kliknemo na gumb “Ceniki”. V oknu ki se nam odpre, vnesemo artikle ter jim določimo cene.
Nadaljni postopek je enak zgoraj opisanemu.

Vse funkcije za opravljanje inventure se nahajajo v padajočem meniju »Knjiženje«, znotraj podmenija »Inventura«.



1. V prvem koraku pripravimo podatke za izpis inventurnih listov.
- Izberemo meni »VPIS INVENTURNEGA STANJA«. Odločiti se moramo, ali bomo delali inventuro vsakega skladišča posebaj, ali pa vseh skladišč hkrati. Zato v vnosnem polju »SKLADIŠČE« vnesemo svojo izbiro. Če pustimo polje prazno, smo s tem izbrali inventuro vseh skladišč hkrati.
- Seznam artiklov mora biti v primeru nove inventure prazen, saj je v nasprotnem primeru v seznamu najbrž vsebina zadnje inventure, ki smo jo delali. Seznam izpraznimo tako, da kliknemo na poljubnem mestu v seznamu z desnim gumbom miške in izberemo "BRISANJE PODATKOV".
- Nato ponovno kliknemo z desnim gumbom miške na sedaj prazen seznam in izberemo »PRENOS PODATKOV ZALOGE«. Pokaže se nam okno, v katerem lahko podrobneje določimo parametre izpisa. Kliknemo gumb »POTRDI«. S pritiskom na gumb »KONEC« zaključimo z prvim korakom.

2. Naslednji korak je tiskanje inventurnih listov, v kolikor jih potrebujemo.
- V podmeniju »Inventura« izberemo enega izmed šestih možnih izpisov (ločijo se po sortiranju izpisa po nazivu, šifri ali lokaciji, z ali brez pripisanih količin)

3. Sedaj smo pripravljeni za fizično inventuro, ki jo vpišemo na prej tiskane inventurne liste.

4. Nato tako dobljene podatke vnesemo v program MAPOS.
- Ponovno izberemo »Vpis inventurnega stanja«. V kolono »inventurna kol.« prepišemo ugotovljene količine oziroma odstopanja iz inventurnih listov.
Če se želimo izogniti temu, da bi pozabili vnesti katero od količin, lahko kliknemo gumb »Brisanje inv. kol.«, kar nam izprazni vsa polja količin, in jih nato vnesemo.
Po končanem vnosu, kliknemo gumb »Konec«.

5. Sedaj lahko analiziramo vnešene podatke in iz prikazov sklepamo o vzrokih za inventurna razhajanja.
- Iz podmenija »Inventura« izberemo ustrezno »Lista ...«, ki nam prikaže inventurne razlike.

6. Sedaj smo pripravili vse, za dokončno knjižbo novega inventurnega stanja.
- Izberemo meni »Knjiženje viškov in manjkov«. V oknu, ki se odpre, v polje »Partner« vnesemo lastno podjetje, v polje »Letnica dokumentov« pa leto, v katerem delamo inventuro. Kliknemo gumb »Kreiranje« in s tem samodejno kreiramo dokument prejema (v primeru da smo zabeležili višek), ter dokument izdaje (za manjke).

7. Če želimo videti dejansko finančno breme, moramo natisniti kreirana dokumenta prejema in izdaje (inventurni viški in manjki).

Iz padajočega menija "Knjiženje", izberemo meni "Račun-trgovina". Nato, v oknu ki se nam odpre, izberemo odgovarjajočo blagajno.
V naslednjem oknu najprej kliknemo gumb "potrditev", nato postavimo miškin kazalec na vnosno polje artikla, ki je pobarvano z modro, ter kliknemo desno miškino tipko. Pojavita se nam dve izbiri. Izberemo "storno računa".
Odpre se nam novo okno, kjer najprej izberemo številko računa, ki ga želimo stornirati, nato kliknemo gumb "Označi vse", nato pa še gumb "Potrdi".

S tem nam je program v maloprodajni račun prenesel artikle iz izbranega računa, ki bodo izdani z negativnimi vrednostmi - narejeni račun je torej storno izbranega računa.

V primeru, da nekemu partnerju periodično izstavljamo enake račune, si lahko naredimo predloge teh računov in jih nato ob roku kreiramo iz teh predlog.
Za dodajanje predlog računov v padajočem meniju "Knjiženje" kliknemo podmeni "Predloge računov".
Okno, ki se nam odpre, ima na vrhu dva jezička: "Lista predlog" ter "Kreiranje računov".


Jeziček "Lista predlog":
Forma za vnos predloge računov je podobna formi za vnos računov. Ima pa nekaj drugačnih vnosnih polj.
* Predlogi določimo rok veljavnosti
- v vnosno polje "Velja do" vpišemo, do katerega datuma želimo partneju izstavljati ta račun.
* Predlogi določimo vrsto
- označimo periodo izstavljanja tega računa (mesečno, letno ali ostalo)
* Artiklom določimo ceno
- Na predlogi imamo lahko cene v tuji valuti. Ob kreiranju računa jih lahko preračunamo v SIT (če postavimo kljukico v polje "Preračunaj v SIT") po veljavnem tečaju valute, ali pa jih pustimo kot so. V primeru da na dan kreiranja računov nimamo vnešenega tečaja valute, nam bo program izračunal tolarsko vrednost s faktorjem 1, zato moramo pred kreiranjem računov vnesti tečaj na želeni datum.
- Če želimo višati ceno z indeksom rasti cen, moramo najprej v šifrant valut vnesti novo valuto, ki bo imela vrednost indeksa rasti cen. Poimenujemo jo poljubno (recimo IRC). Nato pa v predlogi računov določimo, da gre za ceno v tuji valuti (IRC). Na dan izstavitve računa ne smemo pozabiti vnesti vrednosti indeksa rasti cen v šifrant tečajev.
- Lahko pa določimo ceno v SIT, ter se odločimo ali bo ob kreiranju računa pobral cene iz cenikov (postavimo kljukico pred polje "Osveži cene po veljavnih cenikih") ali pa jih bo pustil takšne, kot so na predlogi.


Jeziček "Kreiranje računov":
Na tej formi določimo filtre kreiranja računov iz predlog. Tako lahko določimo za katero vrsto predlog gre (mesečne, letne, ostale), za katere poslovalnice ter za katere partnerje. Ko smo tako naredili svojo izbiro kliknemo gumb "Kreiraj". Program nam avtomatsko kreira vse račune, ki ustrezajo določenemu filtru.