Enostavno vodenje projektov

CRM

Integracija (parsanje) z e-pošto

Kallukacije in podkalkulacije projektov

Dinamični dashboardi, KPI-ji

Varnost, zanesljivost

iDesk.web

Enostavno vodenje projektov, CRM, kalkulacije in pokalulacije

iDesk.web je spletna aplikacija za pomoč pri organizaciji dela s strankami. Produkt je namenjen enostavnemu pregledu potencialnih strank in kupcev ter vse pripadajoče dokumentacije ter v nadaljevanju vodenja projektnega dela, proizvodnje in vodenja korespondence ter dokumentacije znotraj podjetja ter napram kupcem.

Gre za učinkovito orodje za upravljanje procesov v podjetju vse od prvega stika s potencialno stranko, prodajnih procesov, podpisa pogodbe in izvedbe pogodbenih obveznosti z možnostjo vključevanja plana proizvodnje, terminskih planov po projektih, kalkulacij, pokalkulacij, dinamično spremljanje kronologije po ključnih mejnikih, obvladovanje dokumentov po projektih ter sistematiziranem spremljanju izvedbenih procesov znotraj projekta z možnostjo vključevanja zunanjih partnerjev. Omogoča popoln pregled nad vsemi aktivnostmi v podjetju – v vsakem trenutku aktualne informacije o trenutnem stanju izvedbe ter vseh prihajajočih dogodkih.

iDesk.web lahko povežemo direktno z mail sistemom, kar nam omogoča organizacijo mailov znotraj aplikacije glede na povpraševanje, stranko ali projekt. S tem vodimo komunikacijo s stranko in informacije o njej –  vse na enem mestu. Na enem mestu so zbrane tudi vse priloge vezane na določeno povpraševanje ali projekt in s tem lažje dostopne za nadaljnje delo ali distribucijo.

Rešitev je namenjena različnim dejavnostim in je prilagodljiva glede na potrebe podjetja. Delo je enostavno, transparentno in z revizijsko sledljivostjo. Produkt je dosegljiv ter dostopen kjerkoli in kadarkoli – na vseh napravah s spletnim dostopom.

Dinamične nadzorne plošče

Hiter pregled aktualnega stanja povpraševanj in projektov, prihajajočih dogodkov ter aktivnosti. Možnost filtriranja po različnih obdobjih, zaposlenih, itd. Prikaz je popolnoma dinamičen in prilagojen uporabniku.

Povpraševanja

Spremljanje povpraševanj in prodajnih priložnosti. Z različnimi pregledi in filtri enostavno sledimo odprtim poslom ter se enostavno pomikamo med posameznimi fazami povpraševanja. Definirati je možno poljubne uporabniške atribute, ki omogočajo izvajanje kalkulacijskih in podkalkulacijskih vrednosti po uporabniško definiranih predlogah, že v fazi samega povpraševanja ter pomoč marketinškim aktivnostim. Celovito delovno okolje prodajnika s statistiko, e-pošto, komentarji, rokovnikom in dnevnimi nalogami. Posebej prilagojeni dinamični filtri za spremljanje s strani vodij prodaje in sprejemanje strateških odločitev.

– Uporabniško definirani statusi s pripadajočimi pod statusi.
– Vnos poljubnih komentarjev (šifrant vrst komentarjev).
– Integracija e-pošte: pošiljanje ter prejemanje elektronske pošte.

– Avtomatski zajem e-pošte v produkt iz privzetih poštnih odjemalcev (POP3/ IMAPI).
– Urejanje dogodkov direktno iz samega povpraševanja.
– Segment poljubnih (uporabniško definiranih) atributov.

Projekti

Projekte vodimo samostojno ali pa so logično nadaljevanje povpraševanja. Definiramo lahko atribute za spremljanje projektov po KPI in finančnih podatkih. V modul je integrirana uporaba e-pošte s sinhronizacijo na MS Outlook, uporaba rokovnika in komentarjev ter celovit dokumentni sistem z možnostjo natančnega omejevanja pravic dostopov po skupinah uporabnikov. V projektnem delu se lahko določijo odgovorne osebe po posameznih projektih po določenih službah v podjetju glede na delovni proces.

Rokovnik (koledar)

Rokovnik omogoča vodenje aktivnosti v koledarju. Nove aktivnosti dodajamo direktno pri pregledu povpraševanja ali projekta, vse pa se nam centralizirajo v skupnem pregledu koledarja. Tipe dogodkov lahko nastavimo poljubno. Pregled na enem mestu omogoča spremljanje različnih vrst aktivnosti tako zase kot sodelavce, kar omogoča učinkovito spremljanje ekipe ter planiranje zadolžitev. Na posamezen dogodek lahko vežemo opomnike – po e-pošti ali SMS. Aktivnosti in opomniki so lahko tudi prednastavljeni glede na procese v podjetju in po odgovornih za te procese.

Dokumentacija

Vložišče za dokumente. Dokumenti se razvrstijo v drevesno strukturo, vodi se verzioniranje dokumentov.

Dokumente dodajamo:

  • Ročno
  • Opcija: Preko skenirnega zbirnika iz sistema mScan (našega podizvajalca podjetje Mikrografija d.o.o.) – API povezava s produktom iDesk.web
  • Opcija: Imagine eNabiralnik – Imagine je ponudnik e-poti in tako lahko elektronske račune pridobimo direktno v produkt
Finančno procesni modul za kontroling Projektnega vodenja

Kot nadgradnja Projektnega modula se projektom doda kalkulacija projekta s časovnico izvedbe in detaljnim pregledom v Gantt-Chart tabelah. Celovito rešitev ponuja tudi možnost uporabe individualiziranega Plana proizvodnje z uporabo osnovnih resursov podjetja. Spremljava se izvaja preko potrjevanja mejnikov v vsh v proces vpletenih službah podjetja. Kalkulacijske in pod-kalkulacijske vrednosti projekta se lahko izvajajo po pred-nastavljenih predlogah, realizacija projekta, pa se lahko spremlja v povezavi z računovodskimi produkti oz. z vnosom prejetih faktur direktno v produkt za pridobitev natančnih pokalkulacij ali posameznega projekta ali posameznih postavk po projektih. Avtomatiziramo lahko dogodke in naloge vezane na terminske plane in potrditve mejnikov.

Predloge delovnih procesov (workflow)

Po različnih procesih se lahko definirajo različne predloge delovnih procesov (workflow), ki jih izvajamo ob dnevnem delu. Vsak postopek je sestavljen iz več korakov, za vsak korak je določena oseba, ki je zadolžena za določeno opravilo. Proces dela je popolnoma transparenten, modul poskrbi, da je celotna korespondenca zavedena na enem mestu. Vsi deležniki so avtomatsko obveščeni o pomembnih mejnikih. Primer – večnivojsko potrjevanje prejetih računov.

Enostavnost in preglednost

Program je zelo pregleden in enostaven za uporabo, zato je potrebno le minimalno izobraževanje.

Varnost in omejitev vpogleda
Revizijska sled
Varnost podatkov, varnost aplikacije
Delovanje

Podrobno se lahko nastavljajo pravice dostopa in vpogleda/spreminjanja/brisanja posameznih rubrik. Produkt beleži vse dogodke (vnose, spremembe, brisanja), ki se zgodijo v programu, tudi vse vpoglede.

Aplikacija deluje v spletu, nameščena v varnem okolju. Razvita z najnovejšimi tehnologijami in v skladu z dobrimi praksami varnega razvoja. Na podjetju Imagine d.o.o. razpolagamo s standardom ISO/IEC 27001 – upravljanje informacijske varnosti, kar pomeni, da so podatki varni, pravtako razvoj produktov, vse skupaj pa je preverjeno s strani neodvisnih ISO strokovnih presojevalcev.

Produkt je ustreno certificiran, varovan z gesli in z varnimi povezavami HTTPS (certifikati najvišje stopnje avtentikacije – Extended Validation SSL Certificate), prilagojen prikazu ter uporabi tudi na tabličnih računalnikih in pametnih telefonih. Tudi povezave oz. integracije z drugimi sistemi potekajo preko varnih (HTTPS) povezav.

Produkt od uporabnikov zahteva ustrezno varno geslo za prijavo, omogoča večnivojsko nastavitev pravic tako do posameznih okenj/rubrik/podatkov, kot do posameznih nepremičnin. Zabeležena je revizijska sled.

Delovanje produkta je 24/7, dosegljivost 99,999%, arhive podatkov (backupi) zagotovljene, vse v okviru SaaS. Stranke nimajo nobenih stroškov s svojo strojno opremo, za dostop do produkta potrebujejo le povezavo do interneta.