Centralizirani sistem izmenjave zahtevkov (opravil, reklamacij…), avtomatiziranost, racionalizacija nalog

Poenostavitev dela, prihranek časa in denarja, večje zadovoljstvo uporabnikov

Organiziranje. Določanje prioritet. Dodeljevanje nalog. Spremljanje.

Hitrejši odzivni časi, transparentnost, sledljivost dogodkov, brezpapirno poslovanje

Podrobno analiziranje zahtevkov, KPI, grafični pregledi

Spletni produkt, portal za končne uporabnike, dobavitelje in upravnike

iPodpora upravnik

Centralna evidenca ter podrobno spremljanje in reševanje zahtevkov predstavnikov večstanovanjskih in poslovnih objektov

ServiceDesk

SupportDesk

HelpDesk

Maintenance Requests

Imagine iPodpora UPRAVNIK je spletna aplikacija, namenjena online izmenjavi zahtevkov (npr. reklamacij, opravil, potrditev ponudb, prijav napak, naročil…) med različnimi deležniki (upravniki stavb, dobavitelji (pogodbeni izvajalci), končnimi uporabniki – npr. predstavniki stavb (nadzornimi sveti)).

Na eni strani so torej osebe (končni uporabniki), ki zahtevke preko spletne aplikacije iPodpora UPRAVNIK oddajajo (pošiljajo) zahtevke, na drugi strani pa osebe, ki jih urejajo/rešujejo in prerazporejajo med ostale zaposlene in/ali zunanje izvajalce (dobavitelje). Vse vključene osebe (upravniki, dobavitelji, končni uporabniki – predstavniki stavb) lahko spremljajo vso zgodovino zahtevkov, ki se na njih nanašajo in v vsakem trenutku vedo, kaj še je odprtega, kdaj je bil kateri zahtevek rešen, v kolikšnem času ipd. Ob vsakem oddanem zahtevku pošiljatelj avtomatsko prejme tudi ID številko zahtevka po elektronski pošti, kar ima kot potrdilo in dokaz, da je podporna služba zahtevek prejela. Vse se spremlja tudi na iPodpori upravnik.

V produkt iPodpora UPRAVNIK vnese (ali avtomatsko prenese s produkta iPartments) objekti (stavbe), na katerih se izvajajo različna opravila. Nastavijo se lahko poljubne vrste zahtevkov (npr. prijava napak, reklamacij, prijava intervencij, prijava potrebnih popravil, okvar…). Končni uporabniki (predstavniki večstanovanjskih stavb), ki oddajajo zahtevek, lahko le-tega vnesejo oz. oddajo preko brskalnika na namiznem računalniku, na pametnem telefonu ali na tabličnem računalniku. Zahtevke se lahko spremlja in obdeluje na vseh omenjenih napravah. Za delovanje sistema je potrebna le internetna povezava.

S pomočjo produkta se poveča produktivnost, zmanjšajo stroški ter izboljša zadovoljstvo lastnikov stavb.

 

KORISTI za uporabnika/podjetje:

  • informacijsko podprta enotna centralizirana evidenca zahtevkov,
  • 24/7 dosegljivost oz. dostopnost s katerekoli naprave z internetnim dostopom,
  • racionalizacija reševanja zahtevkov,
  • vodenje celotnega cikla od oddaje do zaključka zahtevka, transparentnost,
  • dinamični KPI grafični pregledi in analize,
  • zmanjšanje operativnih stroškov, odzivnih časov, časa razvrščanja, spremljanja…,
  • razvrstitev zahtevkov po določenih prioritetah,
  • enostavno razporejanje zahtevkov med srbniki (podporniki, upravniki), torej tistimi osebami, ki zahtevke rešujejo (zaposleni, zunanji izvajalci…),
  • nastavitev pravil za reševanje posameznih vrst zahtevkov,
  • dinamično vnosno okno za oddajanje zahtevkov,
  • upoštevanje SLA (Service Level Agreement) pravil,
  • različne analize po različnih kriterijih (analizo merjenega časa od prejetja zahtevkov do realizacije zahtevkov, analizo po vrstah zahtevkov, analizo rešenih in nerešenih, analizo po stavbah, analizo po izvajalcih, analiza zadovoljstva predstavnikov stavb – nadzornega sveta) ter ustrezno posledično tudi izboljševanje storitev,
  • spremljanje učinkovostosti zaposlenih podpornikov (upravnikov), kot tudi zunanjih izvajalcev,
  • ocenjevanje upravnikov stavb s strani končnih uporabnikov (predstavnikov stavb) – grafične analize po podpornikih (upravnikih znotraj podjetja),
  • izvajanje priprave, pošiljanja in reševanja zahtevkov v vseh delovnih okoljih (na sedežu podjetja, v poslovalnicah, pri dobaviteljih oziroma izvajalcih, na terenu) z uporabo aplikacije na vseh vrstah naprav, ki imajo spletni brskalnik in omogočeno spletno povezavo.

Končni uporabniki portala (npr. predstavniki objekta – nadzorni svet) imajo vpogled v zgodovino vseh zahtevkov, ki so jih oddali, tako rešene, kot še odprte (nerešene) zahtevke. Oddani/rešeni zahtevki obema stranema (tisti, ki oddajajo zahtevke in tisti, ki jih rešujejo) služijo tudi kot dokaz o medsebojni komunikaciji.

Sistem upošteva nastavitev pogodbenih razmerij (odzivni časi za intervencije, za opravila…) z izvajalci (dobavitelji). Glede na čas izvedbe in ostale podatke od dobaviteljev je možno podatke uporabiti pri ocenjevanju dobaviteljev (čas izvedbe ipd) glede na standard ISO 9001:2015.

 

Na voljo je več grafičnih pregledov po ključnih kazalnikih (KPI), ki jih je tako, kot zahtevke, možno pregledovati preko brskalnika (namizni računalniki, tablični računalniki).

 

 

Opomniki in pravice:

Prednastavljeni kontrolni parametri omogočajo pripravo različnih opomnikov, ki v primeru kršitve določenih pravil (npr. primeru nepravočasno rešenega zahtevka (glede na pogodbene določbe), o tem v obliki elektronske pošte oziroma SMS sporočila, obvesti odgovorne osebe.

Produkt omogoča nastavljanje različnih pravic podpornikov, zamenjavo podpornika oziroma določitev  več podpornikov za reševanje zahtevka, omogočeno interno komuniciranje med zadolženimi podporniki na nivoju posameznega zahtevka, vodenje revizijske sledi vseh komunikacij med podporniki, vodenje revizijske sledi spletne izmenjave informacij med vsemi deležniki.

ipodporapro2

KPI prikazi: po zahtevkih, po objektih, podpornikih (upravnikih),…

Na voljo so, z uporabniško določenimi parametri, grafični pregledi po ključnih kazalnikih (KPI), ki jih je tako, kot zahtevke, možno pregledovati preko spletnega brskalnika v vseh napravam z dostopom do internetne povezave.

ipodporapro3

Sinhronizacija podatkov,
integracija z drugimi produkti

Uporabnikom, ki uporabljajo programsko rešitev iPartments (aplikacija za upravljanje nepremičnin podjetja Imagine) je omogočena avtomatizirana sinhronizacija podatkov (partnerji, stavbe…). Brez dodatnih vnosov so omogočeni takojšnji vnosi zahtevkov za vse sinhronizirane nepremičnine in partnerje.

Dejavnosti, za katere je produkt primeren

Aplikacija je namenjena upravnikom večstanovanjskih in poslovnih stavb, ki želijo imeti urejeno in transparentno evidenco prejetih/rešenih zahtevkov ter korektne odnose s svojimi končnimi kupci (lastniki stavb, nadzornim svetom, predstavniki objektov) in dobavitelji.

Informacijske zahteve

Produkt je možno naročiti le kot SaaS (Software as a Service). Nameščen je v varnem okolju Imagine podizvajalca. Komunikacija je zaščitena (HTTPS povezave).

Informacijsko okolje

Aplikacija deluje ob obstoječi internetni povezavi in uporabo spletnega brskalnika tako na namiznih in prenosnih računalnikih, prav tako na mobilnih napravah, kot je pametni telefon ali tablični računalnik. Pregled, reševanje, spremljava in obdelava zahtevkov je z uporabo zgoraj naštetih naprav omogočena v vseh okoljih, ki jih uporabnik pri svojem delu uporablja.

Opomba:

Pogoj za naročnino (SaaS) produkta je nakup ali najem Imagine produkta iPartments.