Example One iFacility Enotna evidenca zahtevkov

Centralizirani sistem podpore, avtomatiziranost, racionalizacija nalog

Poenostavitev dela, prihranek časa in denarja, večje zadovoljstvo uporabnikov

Organiziranje, določanje prioritet, dodeljevanje nalog, spremljanje

Hitrejši odzivni časi, transparentnost, sledljivost dogodkov, brezpapirno poslovanje

Podrobno analiziranje zahtevkov, KPI, grafični pregledi

Spletni produkt, portal za stranke in podpornike

iFacility

Enotna evidenca ter podrobno spremljanje in reševanje zahtevkov za vzdrževanje poslovnih stavb in objektov

iFacility je spletna aplikacija, ki omogoča enotno centralizirano evidenco zahtevkov. Podpira proces oddaje, reševanja ter spremljanja zahtevkov. Hkrati omogoča planiranje, spremljanje ter analizo opravil.

 

Gre za enovit sistem podpore, ki v največji meri avtomatizira in racionalizira potrebna opravila, s tem pa poenostavi delo, prihrani čas in denar. Vsa dejavnost je transparentna in omogoča sledljivost dogodkov ter daje vpogled v stanje odprtih opravil in zahtev v vsakem trenutku.

iFacility vključuje dva modula. Osnovni modul Service Desk je namenjen oddaji, reševanju in spremljanju zahtevkov; dodatni modul Facility Management je namenjen vzdrževanju, planiranju, spremljanju realizacije ter analizi opravil. Oba modula skupaj omogočata celovito spremljanje planiranih in intervencijskih opravil.

Service Desk (osnovni modul)

Osnovni modul omogoča oddajanje zahtevkov ter spremljanje stanja oddanih zahtevkov. Gre za standardno komunikacijsko platformo, ki omogoča izmenjavo zahtev, nalog in informacij med različnimi deležniki. Modul omogoča transparenten pregled oddanih in rešenih zahtev, vključno z vso priloženo dokumentacijo ter oceno stroškov. Integriran je sistem kazalnikov, ki omogoča pregled in izvajanje analiz vezanih na oddane odprte in zaključene zahteve, po različnih kriterijih za ovrednotenje uspešnosti realizacije.

Na enem mestu vodimo evidenco vseh oddanih zahtevkov s strani končnih uporabnikov (stranke, zaposleni, najemniki…), evidenco rešenih zahtevkov s strani zaposlenih, podpornikov ali zunanjih izvajalcev (podizvajalcev), spremljamo korespondenco ter analiziramo realizacijo na podlagi različnih kriterijev. Na ta način se poveča produktivnost, zmanjšajo stroški ter izboljša zadovoljstvo partnerjev – strank, zaposlenih, zunanjih izvajalcev,…

Facility Management (dodatni modul)

Dodatni modul je namenjen vzdrževanju in planiranju. Na podlagi definiranih opravil ter aktivnosti se samodejno oblikuje plan opravil in nalog za prihodnje obdobje ter predvideni stroški. Glede na frekvenco posameznih opravil, se na podlagi oblikovanega plana ustvarijo zahtevki za opravila (povezava z modulom Service Desk), ki se samodejno dodelijo deležnikom v procesu reševanja – podpornikom, izvajalcem. Komunikacija med deležniki poteka interno – znotraj programa podpore, ali pa eksterno – preko maila,  neposredno iz programa v elektronski obliki, kjer se vodi celotna korespondenca (interna in eksterna).

Preglednost dosežemo z vezavo zahtevkov v drevesno strukturo. Zahtevke pa kategoriziramo, ovrednotimo in pogojno vežemo na odgovorne osebe.

iFacility povezuje osebe, ki preko spletne aplikacije zahtevke oddajajo ter osebe, ki zahtevke rešujejo in prerazporejajo med ostale zaposlene in zunanje izvajalce. Uporabniki produkta – stranke, dobavitelji, zaposleni, najemniki; imajo vpogled v stanje in zgodovino vseh oddanih, odprtih in rešenih zahtevkov.

Vsak oddan zahtevek prejme unikatno ID številko, ki se samodejno posreduje po elektronski pošti pošiljatelju zahteve in služi kot potrditev o oddani zahtevi podporni službi ter kot dokaz o medsebojni komunikaciji. Sistem upošteva nastavitev pogodbenih razmerij z izvajalci oz. dobavitelji (npr. odzivni časi za intervencije,…). Vsi pridobljeni podatki o reševanju zahtevka (čas izvedbe, prehod med statusi) se lahko uporabijo za ocenjevanje izvajalcev/dobaviteljev, ki se izvaja glede na standard ISO 9001:2015.

Rešitev je namenjena različnim dejavnostim in je prilagodljiva glede na potrebe podjetja. Posebej je prilagojena za vzdrževanje poslovnih in privatnih stavb ter objektov, preprosto pa jo apliciramo tudi na planiranje in spremljanje proizvodnje oz. planiranje delovnih procesov kateregakoli področja.

Produkt je dosegljiv ter dostopen kjerkoli in kadarkoli – na vseh napravah s spletnim dostopom.

Glavne prednosti produkta
    • informacijsko podprta enotna centralizirana evidenca zahtevkov,
    • 24/7 dosegljivost in dostopnost s katerekoli naprave s spletnim dostopom,
    • vodenje celotnega postopka – od oddaje do zaključka zahtevka; transparentnost,
    • dinamični KPI grafični pregledi in analize,
    • racionalizacija reševanja zahtevkov – razvrstitev zahtevkov po določenih prioritetah,
    • nastavitev pravil za reševanje posameznih vrst zahtevkov,
    • zmanjšanje operativnih stroškov, odzivnih časov, časa razvrščanja, spremljanja…,
    • enostavno razporejanje zahtevkov med podporniki, ki zahtevke rešujejo (zaposleni, zunanji izvajalci…),
    • komunikacija glede posameznih zahtevkov je lahko interna (zunanji deležniki je ne vidijo) in javna (med vsemi deležniki – dobavitelji, najemniki, vzdrževalci…),
    • analize po različnih kriterijih – analiza merjenega časa od prejetja zahtevkov do realizacije zahtevkov, analiza po vrstah zahtevkov, analiza rešenih in nerešenih, analiza po enotah (npr. nepremičninah), analiza po izvajalcih) ter ustrezno posledično tudi izboljševanje storitev,
    • dinamično vnosno okno za oddajanje zahtevkov – pošiljatelju zahtevka se znani podatki samodejno izpolnijo; prikazujejo se le relevantni podatki glede na vrsto zahtevka, kategorijo…,
    • upoštevanje SLA (Service Level Agreement) pravil,
    • izvajanje priprave, pošiljanja in reševanja zahtevkov v vseh delovnih okoljih (na sedežu podjetja, v poslovalnicah, pri dobaviteljih oziroma izvajalcih, na terenu) z uporabo aplikacije na vseh vrstah naprav, ki imajo spletni brskalnik in omogočeno internetno povezavo,
    • predaja zahtevkov drugim skrbnikom strank – zaradi natančne evidence in urejene ter zabeležene komunikacije med kupci in uporabniki se lahko zahtevek (reševanje reklamacij, predaja naročila…), enostavno prenaša med uporabniki (npr. skrbniki strank) podjetja
    • Email parser – modul za avtomatski zajem elektronske pošte; Dobavitelj, ki so mu dodeljene določene naloge (zahtevki) iz produkta iFacility, lahko hkrati prejme obvestilo o zahtevku (delovni nalog) tako v sistem iFacility, kot na elektronsko pošto ali SMS. V želji po hitrejši in učinkovitejši podpori strankam, na poslani zahtevek odgovori z odgovorom na prejeti email, pri čemer sistem takšna sporočila prestreže ter obdela in jih avtomatsko shrani v iFacility. Dobavitelj ne rabi uporabljati iFacility, komunikacija in revizijska sled pa je zabeležena v aplikaciji.
    • »ERP Imagine« – povezava z Imagine ERP produktom iSelect; Uporabnikom, ki uporabljajo programsko rešitev iSelect (ERP Imagine) je omogočena avtomatizirana sinhronizacija podatkov (naročil itd). Iz programa iSelect je možno oddati zahtevek direktno iz hitrih pregledov.
KPI, grafični pregledi, dinamični dashboardi

Na voljo so grafični pregledi po ključnih kazalnikih (KPI), ki so dostopni, tako kot zahtevki, preko spletnega brskalnika na vseh napravah s spletnim dostopom.

Opomniki

Prednastavljeni kontrolni parametri omogočajo pripravo različnih opomnikov. V primeru kršitve določenih pravil (npr. v primeru nepravočasno rešenega zahtevka glede na pogodbene določbe) sistem po elektronski pošti in/ali SMS sporočilu samodejno obvesti odgovorne osebe.

Pravice uporabnikov, revizijska sled

Produkt omogoča definiranje pravic v globino – različne pravice za podpornike in vzdrževalce, zamenjava podpornika oziroma določitev  več podpornikov za reševanje zahtevka, omogočeno je interno komuniciranje med zadolženimi podporniki na nivoju posameznega zahtevka, vodenje revizijske sledi vseh komunikacij med podporniki, vodenje revizijske sledi med podporniki in strankami/zaposlenimi/partnerji itd.

Sinhronizacija podatkov, integracija z drugimi produkti

Uporabnikom, ki uporabljajo programsko rešitev iNep je omogočena avtomatizirana sinhronizacija podatkov (partnerji, nepremičnine, sredstva). Brez dodatnih vnosov so omogočeni takojšnji vnosi zahtevkov za vse sinhronizirane nepremičnine in partnerje. Na voljo je tudi povezava z Imagine produktom iSelect.

Področje delovanja

Sistem pošiljanja in reševanja zahtevkov se lahko uporablja:

  • interno znotraj enega podjetja, v povezavi z zunanjimi izvajalci,
  • med različnimi povezanimi podjetji (skupina podjetij), v povezavi z zunanjimi izvajalci ali
  • med podjetjem in njegovimi strankami in/ali partnerji (npr. uporabniki produktov, najemniki prostorov oz. nepremičnin, dobavitelji, izvajalci storitev, lastniki nepremičnin…).
Dejavnosti, za katere je produkt primeren

Aplikacija je namenjena različnim (poljubnim) dejavnostim in je prilagodljiva glede na potrebe podjetja.

Področja uporabe produkta
  • Podjetje, ki upravlja večstanovanjske/poslovne stavbe, kjer operativni upravniki (oz. podporniki) dodeljujejo zahtevke, prejete od lastnikov nepremičnin in/ali nadzornih svetov, sodelavcem in zunanjim (pogodbenim) dobaviteljem. Poteka transparentna komunikacija med predstavniki lastnikov (nadzornimi sveti) in upravniki.
  • Podjetje, ki enotno spremlja večje število lokacijsko ločenih nepremičnin, v katerih zaposleni izvajajo svoje delovne obveznosti, pri tem od zaposlenih prejema zahtevke ločeno po prostorih, nepremičninah, stavbah ipd.
  • Podjetje, ki prodaja/oddaja nepremičnine in mora za določeni rok spremljati in voditi reklamacije in ostale zahtevke kupcev/najemnikov.
  • Podjetje z nepremičninami; v sistem so vključeni tako zaposleni v podjetju (uporabniki prostorov), najemniki, vzdrževalci, kot tudi zunanji sodelavci podjetja (vzdrževalci oz. dobavitelji, ki so zadolženi za razna popravila ipd).
  • Podjetje, ki nudi različne storitve svojim strankam, npr. programsko opremo, strojno opremo, pri čemer stranke/kupci sporočajo napake, oddajajo razne zahtevke, reklamacije itd.
  • Podjetje, ki nudi različne storitve in želi komunikacijo s svojimi zaposlenimi in/ali s strankami, dobavitelji…