Example One iFacility Enotna evidenca zahtevkov

Centralizirani sistem podpore, avtomatiziranost, racionalizacija nalog

Poenostavitev dela, prihranek časa in denarja, večje zadovoljstvo uporabnikov

Organiziranje. Določanje prioritet. Dodeljevanje nalog. Spremljanje.

Hitrejši odzivni časi, transparentnost, sledljivost dogodkov, brezpapirno poslovanje

Podrobno analiziranje zahtevkov, KPI, grafični pregledi

Spletni produkt, portal za stranke in podpornike

iFacility

Enotna evidenca ter podrobno spremljanje in reševanje zahtevkov za vzdrževanje poslovnih stavb in objektov

iFacility je spletna aplikacija za vzdrževanje poslovnih stavb in objektov.

 

iFacility vključuje dva večja modula. Osnovni modul “Service Desk“ podpira proces oddaje, reševanja in spremljanja zahtevkov. Združuje vso komunikacijo med različnimi deležniki oz. vlogami na skupni platformi. Dodatni modul “Facility management“ podpira proces planiranja, spremljanja ter analizo opravil.

Skupaj modula omogočata celovito spremljanje planiranih in intervencijskih opravil s katerimi se srečujemo pri vzdrževanju objektov.

Osnovni modul
1) Service Desk: Oddajanje zahtevkov s strani uporabnikov/najemnikov prostorov oz. nepremičnin, spremljanje in razporejanje zahtevkov med vzdrževalce ter zunanje izvajalce. Gre za komunikacijsko platform za izmenjavo zahtevkov in informacij v zvezi z vzdrževanjem in upravljanjem objektov. Modul omogoča transparenten pregled oddanih in rešenih zahtevkov ter dokumentov, slik ter stroškov izvedenih del. Moduli ima integriran tudi sistem kazalnikov, kjer se lahko analizirajo različni podatki vezani na zahtevke in vzdrževanje.
Gre za evidenco vseh oddanih zahtevkov s strani končnih uporabnikov (stranke, zaposleni, najemniki…), evidenco rešenih zahtevkov s strani zaposlenih podpornikov ali zunanjih izvajalcev (podizvajalcev), spremljanje vse korespondence in analiziranje realizacije na podlagi različnih kriterijev. S pomočjo produkta se poveča produktivnost, zmanjšajo stroški ter izboljša zadovoljstvo partnerjev (strank, zaposlenih, najemnikov, zunanjih izvajalcev…).

Dodatni modul
2) Facility managementPlaniranje, spremljanje in analiza realizacije vzdrževalnih opravil na nepremičninah ter aktivnosti upravnika, vzdrževalca, lastnika nepremičnin. Na podlagi vnešenih opravil in potrebnih aktivnosti (servisi, popravila, menjave elementov) z upoštevanjem frekvence (kako pogosto je posamezno aktivnost potrebno izvesti) modul izoblikuje/splanira plan opravil za v prihodnje (mesec, leto). Na podlagi izoblikovanega plana opravil (po mesecih/letih, vrstah skupinah itd. se zgradijo zahtevki oz. “ticketi“ (povezava z modulom Service Desk). Te zahtevke oz. “tickete“ prejmejo podporniki oz. zunanji izvajalci (podizvajalci), da se zgodi njihovo izvrševanje (servis, popravilo, menjava elementov). Poleg interne komunikacije je podprta tudi eksterna komunikacija z zunanjimi izvajalci oz. poizvajalci. Vsa komunikacija poteka neposredno iz programa v elektronski obliki, kjer se vodi celotna korespondenca (interne in eksterne komunikacije).

Modul omogoča planiranje potrebnih opravil, spremljanje stanja in evidence opravil (izvedeni, neizvedeni), ter planiranje predvidenih stroškov za opravila.

Modul 1)

Glede na dejavnost podjetja se v nastavitvah poljubno nastavijo kategorije (npr. prostori, nepremičnine, stavbe, naprave, programski produkti…), na katerih izvajamo različna opravila. Lahko se nastavijo poljubne vrste opravil/zahtevkov, ki se glede na dejavnost podjetja pojavijo (npr. prijava napak, reklamacij, intervencij, potrebnih popravil, okvar…). Uporabniki, ki oddajajo zahtevek, lahko le-tega vnesejo oz. oddajo preko brskalnika na namiznem računalniku, na pametnem telefonu ali na tabličnem računalniku. Zahtevki se lahko spremljajo in obdelujejo na vseh omenjenih napravah.

Na eni strani so torej osebe, ki zahtevke preko spletne aplikacije oddajajo (pošiljajo), na drugi strani pa osebe, ki jih urejajo/rešujejo in prerazporejajo med ostale zaposlene in/ali zunanje izvajalce.

Uporabniki produkta (stranke, dobavitelji, zaposleni, najemniki…) imajo vpogled v zgodovino vseh zahtevkov, ki so jih oddali, tako rešene, kot še odprte (nerešene) zahtevke. Ob vsakem oddanem zahtevku pošiljatelj samodejno prejme tudi ID številko zahtevka po elektronski pošti, kar ima kot potrdilo in dokaz, da je podporna služba zahtevek prejela.

Oddani/zaključeni zahtevki obema stranema (tisti, ki oddajajo zahtevke, in tisti, ki jih rešujejo) služijo tudi kot dokaz o medsebojni komunikaciji.

Sistem upošteva nastavitev pogodbenih razmerij (odzivni časi za intervencije, za opravila…) z izvajalci (dobavitelji). Pridobljeni podatki (čas izvedbe ipd) se lahko uporabijo pri ocenjevanju dobaviteljev, ki se izvaja glede na standard ISO 9001:2015.

Glavne prednosti produkta
  • informacijsko podprta enotna centralizirana evidenca zahtevkov,
  • 24/7 dosegljivost oz. dostopnost s katerekoli naprave s spletnim dostopom,
  • racionalizacija reševanja zahtevkov,
  • vodenje celotnega postopka od oddaje do zaključka zahtevka, transparentnost,
  • dinamični KPI grafični pregledi in analize,
  • zmanjšanje operativnih stroškov, odzivnih časov, časa razvrščanja, spremljanja…,
  • razvrstitev zahtevkov po določenih prioritetah,
  • enostavno razporejanje zahtevkov med podporniki, torej tistimi osebami, ki zahtevke rešujejo (zaposleni, zunanji izvajalci…),
  • nastavitev pravil za reševanje posameznih vrst zahtevkov,
  • dinamično vnosno okno za oddajanje zahtevkov – vlagatelju zahtevka se poznani podatki samodejno izpolnijo, prikazujejo se le relevantni podatki glede na vrsto zahtevka, vnašatelja, kategorijo…,
  • upoštevanje SLA (Service Level Agreement) pravil,
  • analize po različnih kriterijih (analiza merjenega časa od prejetja zahtevkov do realizacije zahtevkov, analiza po vrstah zahtevkov, analiza rešenih in nerešenih, analiza po enotah (npr. nepremičninah), analiza po izvajalcih) ter ustrezno posledično tudi izboljševanje storitev,
  • izvajanje priprave, pošiljanja in reševanja zahtevkov v vseh delovnih okoljih (na sedežu podjetja, v poslovalnicah, pri dobaviteljih oziroma izvajalcih, na terenu) z uporabo aplikacije na vseh vrstah naprav, ki imajo spletni brskalnik in omogočeno internetno povezavo,
  • komunikacija glede posameznih zahtevkov je lahko interna (zunanji deležniki je ne vidijo) in javna (med vsemi deležniki – dobavitelji, najemniki, vzdrževalci…),
  • zaradi natančne evidence in urejene ter zabeležene komunikacije med kupci in uporabniki se lahko zahtevek (reševanje reklamacij, predaja naročila…) enostavno prenaša med uporabniki (npr. skrbniki strank) podjetja, npr. v primeru njihove odsotnosti (npr. predaja zahtevkov drugim skrbnikom strank),
  • Email parser – modul za avtomatski zajem elektronske pošte: Dobavitelj, ki so mu dodeljene določene naloge (zahtevki) s produkta iFacility, lahko hkrati prejme obvestilo o zahtevku (delovni nalog) tako v sistem iFacility, kot na elektronsko pošto ali SMS. V želji po hitrejši in učinkovitejši podpori strankam lahko na poslani zahtevek odgovori kar z odgovorom na prejeti email, pri čemer sistem takšna sporočila prestreže ter obdela in jih tudi avtomatsko shrani na iFacility, kjer se komunikacija in revizijska sled avtomatsko shranita. Tako dobavitelj ne rabi uporabljati iFacility (ker se samodejno shranjuje na podlagi odgovora na email), lahko pa jo.
  • »ERP Imagine« – povezava z Imagine ERP produktom iSelect: Uporabnikom, ki uporabljajo programsko rešitev iSelect (ERP Imagine) je omogočena avtomatizirana sinhronizacija podatkov (naročil itd). Iz iSelecta je možno oddati zahtevek direktno iz hitrih pregledov.
KPI, grafični pregledi, dinamični dashboardi

Na voljo so grafični pregledi po ključnih kazalnikih (KPI), ki jih je tako, kot zahtevke, možno pregledovati preko spletnega brskalnika v vseh napravah s spletnim dostopom.

Opomniki in pravice

Prednastavljeni kontrolni parametri omogočajo pripravo različnih opomnikov. V primeru kršitve določenih pravil (npr. v primeru nepravočasno rešenega zahtevka glede na pogodbene določbe) sistem po elektronski pošti in/ali SMS sporočilu samodejno obvesti odgovorne osebe.

Pravice uporabnikov, revizijska sled

Produkt omogoča nastavljanje različnih pravic podpornikov oz. vzdrževalcev, zamenjavo podpornika oziroma določitev  več podpornikov za reševanje zahtevka, omogočeno je interno komuniciranje med zadolženimi podporniki na nivoju posameznega zahtevka, vodenje revizijske sledi vseh komunikacij med podporniki, vodenje revizijske sledi med podporniki in strankami/zaposlenimi/partnerji itd.

Sinhronizacija podatkov, integracija z drugimi produkti

Uporabnikom, ki uporabljajo programsko rešiteiNep je omogočena avtomatizirana sinhronizacija podatkov (partnerji, nepremičnine, sredstva). Brez dodatnih vnosov so omogočeni takojšnji vnosi zahtevkov za vse sinhronizirane nepremičnine in partnerje. Na voljo je tudi povezava z Imagine produktom iSelect.

Področje delovanja

Sistem pošiljanja in reševanja zahtevkov se lahko uporablja:

  • interno znotraj enega podjetja, v povezavi z zunanjimi izvajalci,
  • med različnimi povezanimi podjetji (skupina podjetij), v povezavi z zunanjimi izvajalci, ali
  • med podjetjem in njegovimi strankami in/ali partnerji (npr. uporabniki produktov, najemniki prostorov oz. nepremičnin, dobavitelji, izvajalci storitev, lastniki nepremičnin…).
Dejavnosti, za katere je produkt primeren

Aplikacija je namenjena različnim (poljubnim) dejavnostim in je prilagodljiva glede na potrebe podjetja.

Področja uporabe produkta
  • Podjetje, ki upravlja večstanovanjske/poslovne stavbe, kjer operativni upravniki (oz. podporniki) dodeljujejo zahtevke, prejete od lastnikov nepremičnin in/ali nadzornih svetov, sodelavcem in zunanjim (pogodbenim) dobaviteljem. Poteka transparentna komunikacija med predstavniki lastnikov (nadzornimi sveti) in upravniki.
  • Podjetje, ki enotno spremlja večje število lokacijsko ločenih nepremičnin, v katerih zaposleni izvajajo svoje delovne obveznosti, pri tem od zaposlenih prejema zahtevke ločeno po prostorih, nepremičninah, stavbah ipd.
  • Podjetje, ki proda/odda nepremičnine in mora določeni rok spremljati in voditi reklamacije in ostale zahtevke kupcev/najemnikov.
  • Podjetje z nepremičninami, v sistem so vključeni tako zaposleni v podjetju (uporabniki prostorov), najemniki, vzdrževalci, kot tudi zunanji sodelavci podjetja (vzdrževalci oz. dobavitelji, ki so zadolženi za razna popravila ipd).
  • Podjetje, ki nudi različne storitve svojim strankam, npr. programsko opremo, strojno opremo, pri čemer stranke/kupci sporočajo napake, oddajajo razne zahtevke, reklamacije itd.
  • Podjetje, ki nudi različne storitve in želi komunikacijo s svojimi zaposlenimi in/ali s strankami, dobavitelji…